Como aderir a uma ata de registro de preços

O que a lei permite

Se não participarem do procedimento previsto no caput deste artigo, os órgãos e entidades poderão aderir à ata de registro de preços na condição de não participantes, observados os seguintes requisitos:Lei nº 14.133/2021, art. 86, §2º

“Procedimento previsto no caput” é a intenção de registro de preços, a IRP. Quem entrou nela é participante; quem não entrou pode aderir depois. As duas palavras não são sinônimos — veja o que é ata de registro de preços.

Os três requisitos

A lei lista três, e todos precisam estar no processo:

1. A justificativa da vantagem

apresentação de justificativa da vantagem da adesão, inclusive em situações de provável desabastecimento ou descontinuidade de serviço públicoLei nº 14.133/2021, art. 86, §2º, I

2. O preço compatível com o mercado

demonstração de que os valores registrados estão compatíveis com os valores praticados pelo mercado na forma do art. 23 desta LeiLei nº 14.133/2021, art. 86, §2º, II

O art. 23 é o que trata de pesquisa de preços. Ou seja: o preço da ata não se presume bom — a adesão precisa mostrar que ele está de acordo com o mercado.

3. A consulta e o aceite

prévias consulta e aceitação do órgão ou entidade gerenciadora e do fornecedorLei nº 14.133/2021, art. 86, §2º, III

São dois aceites: o do gerenciador da ata e o do fornecedor. Sem o aceite do fornecedor, não há adesão.

A ordem: primeiro o fornecedor, depois o gerenciador

No âmbito federal, o decreto que regulamenta o registro de preços fixa a sequência:

1. O órgão consulta o gerenciador e o fornecedor, com a justificativa e a pesquisa de preços.
2. O fornecedor aceita a adesão.
3. Só então o gerenciador autoriza.
4. O órgão compra em até 90 dias depois da autorização, sempre dentro da vigência da ata.

A autorização do órgão ou da entidade gerenciadora apenas será realizada após a aceitação da adesão pelo fornecedor.Decreto nº 11.462/2023, art. 31, §1º

o órgão ou a entidade não participante efetivará a aquisição ou a contratação solicitada em até noventa dias, observado o prazo de vigência da ataDecreto nº 11.462/2023, art. 31, §2º

O prazo de 90 dias pode ser prorrogado em caráter excepcional, a pedido do órgão e com aceite do gerenciador — mas nunca além da vigência da ata (art. 31, §3º).

Quem pode aderir a qual ata

A regra foi reescrita pela Lei nº 14.770/2023. Hoje há dois caminhos:

por órgãos e entidades da Administração Pública federal, estadual, distrital e municipal, relativamente a ata de registro de preços de órgão ou entidade gerenciadora federal, estadual ou distritalLei nº 14.133/2021, art. 86, §3º, I (redação da Lei nº 14.770/2023)

por órgãos e entidades da Administração Pública municipal, relativamente a ata de registro de preços de órgão ou entidade gerenciadora municipal, desde que o sistema de registro de preços tenha sido formalizado mediante licitaçãoLei nº 14.133/2021, art. 86, §3º, II (redação da Lei nº 14.770/2023)

Será vedada aos órgãos e entidades da Administração Pública federal a adesão à ata de registro de preços gerenciada por órgão ou entidade estadual, distrital ou municipal.Lei nº 14.133/2021, art. 86, §8º

A tabela lê o §3º e o §8º do art. 86. O “—” marca o caso que o §3º não autoriza expressamente: a lei abre as atas municipais só para órgãos municipais.

Já participa da ata? Ainda pode aderir

O órgão que integra uma ata pode aderir a ela como não participante nos itens em que não registrou quantidade:

O órgão ou a entidade poderá aderir a item da ata de registro de preços da qual seja integrante, na qualidade de não participante, para aqueles itens para os quais não tenha quantitativo registradoDecreto nº 11.462/2023, art. 31, §4º

E quanto dá para aderir?

A adesão tem teto: 50% por órgão e o dobro no total, calculados sobre a quantidade registrada. E há uma exceção que interessa diretamente à saúde. Tudo isso está em limites de adesão, e a conta pronta, na calculadora de adesão.